La dematerializzazione dei documenti è l’obiettivo principale che il Legislatore si è prefissato di raggiungere nel medio e nel lungo periodo. E’ la dematerializzazione documentale uno dei “temi caldi” introdotti dal CAD (il Codice dell’Amministrazione digitale) emanato nel 2005.
La citata normativa, all’articolo 42, introduce per la prima volta il concetto di “dematerializzazione dei documenti” connesso all’attività svolta dalle Pubbliche Amministrazione. La norma prevede: “Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71.”
Come avrete intuito, il processo che condurrà alla definitiva dematerializzazione dei documenti porterà ad una riduzione considerevole e alla eliminazione dei documenti e delle fatture redatti su carta stampata.
I documenti saranno tutti redatti, trasmessi ed archiviati utilizzando supporti digitali. Del resto, non poteva essere diversamente: il mondo è ormai quasi del tutto “digitalizzato” e sarebbe obsoleto – oltre che controproducente – continuare a gestire i documenti delle Pubbliche Amministrazioni su supporto cartaceo.
Dematerializzazione e conservazione dei documenti
La produzione dei documenti in formato elettronico solleva, ovviamente, “problemi” relativi all’archiviazione dei documenti stessi. Il Legislatore ha pensato anche alla conservazione dei documenti e delle fatture digitali.
Attraverso l’attività di protocollazione, infatti, le Pubbliche Amministrazioni potranno memorizzare e, dunque, conservare i documenti assegnando loro le informazioni più importanti e significative del documento stesso. La protocollazione, inoltre, svolge l’importante funzione di identificare l’atto e il documento, di certificarne la sua provenienza e di identificare, in maniera univoca e precisa, la data in cui il documento è stato emesso.
Come avrete intuito, il registro di protocollo consentirà alle Pubbliche Amministrazioni di conservare, in maniera razionale, i documenti redatti su supporto informatico. Ancora, tramite la fascicolazione e la classificazione dei documenti, ogni Pubblica Amministrazione potrà gestire ed organizzare la documentazione in maniera efficiente, razionale e logica.
Attraverso i citati processi, infatti, ogni documento verrà dotato di un codice di riferimento che identificherà l’atto secondo un ordine preciso. I documenti così numerati ed identificati, andranno a formare un fascicolo che già contiene atti e documenti simili perché attinenti e relativi allo stesso procedimento amministrativo oppure alla stessa materia.